⊗ Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.
⊗ São dirigidas tanto ao próprio Poder Público como a particulares.
⊗ Possui os seguintes atributos: impessoalidade, padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
⊗ Três fatores do tratamento impessoal, segundo o Manual de Redação Oficial da Presidência da República:
a) ausência de marcas individuais de quem comunica;
b) impessoalidade de quem recebe a comunicação;
c) caráter impessoal da mensagem tratada.
⊗ Há o consenso de que padrão culto é aquele que respeita as regras da gramática formal e que permite o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
⊗ Não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”. Existe, sim, o uso do padrão culto nos atos e nas comunicações oficiais.
⊗ Emprego dos Pronomes de Tratamento:
⊗ São dirigidas tanto ao próprio Poder Público como a particulares.
⊗ Possui os seguintes atributos: impessoalidade, padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
⊗ Três fatores do tratamento impessoal, segundo o Manual de Redação Oficial da Presidência da República:
a) ausência de marcas individuais de quem comunica;
b) impessoalidade de quem recebe a comunicação;
c) caráter impessoal da mensagem tratada.
⊗ Há o consenso de que padrão culto é aquele que respeita as regras da gramática formal e que permite o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
⊗ Não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”. Existe, sim, o uso do padrão culto nos atos e nas comunicações oficiais.
⊗ Emprego dos Pronomes de Tratamento:
Vossa Excelência
a) do Poder Executivo
Presidente da República
Vice-Presidente da República
Ministros de Estado
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal
Oficiais-Generais das Forças Armadas
Embaixadores
Secretários-Executivos de Ministérios
Secretários de Estado dos Governos Estaduais
Chefe da Casa Civil da Presidência da República
Chefe do Gabinete de Segurança Institucional
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União
Prefeitos Municipais - incluindo os vices
b) do Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores
Ministros do Tribunal de Contas da União
Deputados Estaduais e Distritais
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais
c) do Poder Judiciário
Ministros dos Tribunais Superiores
Membros de Tribunais
Juízes
Auditores da Justiça Militar
→O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder (Executivo, Legislativo e Judiciário) é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula: Excelentíssimo Senhor Presidente da República (Executivo); Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional (Legislativo); Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal (Judiciário).→As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula:
Senhor Ministro;
Senhor Senador;
Senhor Juiz;
Senhor Deputado;
Senhor Governador;
Senhor Prefeito.
→No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 – Brasília. DF
→Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal. (seguido de vírgula)
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem defendido tese de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito, em Medicina e em Odontologia. Para quem não tem o título de doutor, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
→Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa e ao Dalai Lama. Vocativo: Santíssimo Padre (seguido de vírgula);
→Vossa Eminência aos Cardeais. Vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal (seguido de vírgula);
→Vossa Excelência Reverendíssima aos Arcebispos e Bispos. Vocativo: Excelentíssimo e Reverendíssimo Senhor Arcebispo/Bispo (seguido de vírgula);
→Vossa Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vocativo: Reverendíssimo Monsenhor/Cônego (seguido de vírgula);
→Vossa Reverência aos sacerdotes, clérigos e demais religiosos. Vocativo: Reverendíssimo Senhor Sacerdote/Clérigo (seguido de vírgula).
O manual de redação da PUC-RS, quanto a autoridades religiosas, recomenda 'Excelentíssimo Reverendíssimo' para religiosos notáveis ou de hierarquia superior e 'Reverendíssimo' para religiosos de hierarquia inferior ou sem graduação.
Os pronomes de tratamento para autoridades monárquicas ou imperiais, são:
→Vossa Majestade, em comunicações dirigidas a imperadores e reis. Vocativo: Majestade (seguido de vírgula);
→Vossa Alteza, em comunicações dirigidas a arquiduques, duques e príncipes. Vocativo: Sereníssimo (seguido do título e vírgula).
⊗ Endereçamento:
deve constar os seguintes elementos:
a) vocativo;
b) nome;
c) cargo;
d) endereço;
e) alinhamento - à esquerda da página.
Quando o tratamento for Vossa Excelência, usa-se A Sua Excelência o Senhor ou A Sua Excelência a Senhora.
Quando for Vossa Senhoria, usa-se Ao Senhor ou À Senhora.
⊗ Fechos: o manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior ou demais casos: Atenciosamente,
Ficam excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras e organismos internacionais, com rito e tradição próprios, disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
⊗ Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, TODAS as demais comunicações oficiais devem trazer: o nome da autoridade que as expede e o cargo da autoridade que as expede. É importante frisar que tanto o nome quanto o cargo da autoridade deve localizar-se abaixo do local de sua assinatura.
⊗ Tipos de documentos:
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Quem avisa, ministro é!
Quanto à forma, tanto o aviso quanto o ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente (exclusivamente) interna. Quanto à forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração. O uso da vírgula é obrigatório.
⊗ Fechos: o manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior ou demais casos: Atenciosamente,
Ficam excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras e organismos internacionais, com rito e tradição próprios, disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
⊗ Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, TODAS as demais comunicações oficiais devem trazer: o nome da autoridade que as expede e o cargo da autoridade que as expede. É importante frisar que tanto o nome quanto o cargo da autoridade deve localizar-se abaixo do local de sua assinatura.
⊗ Tipos de documentos:
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Quem avisa, ministro é!
Quanto à forma, tanto o aviso quanto o ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente (exclusivamente) interna. Quanto à forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração. O uso da vírgula é obrigatório.
Partes do documento no Padrão Ofício
O ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede :
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF
Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 2007.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2006.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2007, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 10 de fevereiro de 2007, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento.
f) fecho
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário
Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-ão utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2006”
Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:a) informá-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter à sua consideração projeto de ato normativo.
Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.
A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas estruturas básicas:
uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo; e
outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato.
Obrigatoriamente deve conter três partes:
a) introdução: problema que demanda a adoção da medida ou ato normativo, ou informar algum assunto;
b) desenvolvimento: a razão do ato normativo ser o ideal para solucionar o problema e as alternativas, e fornecer mais detalhes;
c) conclusão: a medida a ser tomada, o ato normativo a ser editado para solucionar o problema e apresentar as considerações finais.
Mensagem compreende-se o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, especificamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da administração pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação
Mensagem compreende-se o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, especificamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da administração pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação
Telegrama: com a finalidade de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos
cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o
uso do telegrama apenas àquelas situações em que não seja
possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência
justifique sua utilização, devendo sempre ser conciso e claro.
Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura
dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu
site na Internet
Fax: é utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há urgência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel se deteriora, em certos modelos, rapidamente. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto é, de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.
Correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
Extra: Ministros de Estado - titulares dos ministérios, o chefe da Controladoria-Geral da União, o chefe da Secretaria de Governo, o chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União, o chefe do Banco Central do Brasil, o chefe da Casa Civil e o chefe do Gabinete de Segurança Institucional
Fax: é utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há urgência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel se deteriora, em certos modelos, rapidamente. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto é, de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.
Correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
Extra: Ministros de Estado - titulares dos ministérios, o chefe da Controladoria-Geral da União, o chefe da Secretaria de Governo, o chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União, o chefe do Banco Central do Brasil, o chefe da Casa Civil e o chefe do Gabinete de Segurança Institucional
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